Wie Hersteller ihre Lo­gis­tik optimieren können

Viele Unternehmen haben das Optimierungspotenzial im Bereich der Logistik- und Transportkosten noch wenig ausgeschöpft. Meistens werden die sehr unterschiedlichen Frachtkosten nicht genauer differenziert. Die Firmen berechnen oft nur die durchschnittlichen kalkulatorischen Logistikkosten, obwohl der Versand je nach Produkt, Gewicht, Entfernung, Land, Region oder Sendungsintervallen stark differiert.
In der Deckungsbeitragsrechnung für das Produkt oder den Kunden fallen die tatsächlichen Transportkosten somit unter den Tisch. Werden Transportkosten genauer ausgewertet, kommen häufig ungenaue oder falsche Kennzahlen wie Euro/Kilo zum Einsatz. Weitere Dimensionen wie die Entfernung fehlen. Ein Mangel, der durch das Gutschriftverfahren behoben werden kann. Es liefert neben der schnelleren Abrechnung auch aussagekräftigere Kennzahlen, nutzt den elektronischen Datenaustausch und hilft, das Abrechnungsverfahren zu automatisieren.
Wenn Hersteller die Prozess­abläufe und -kosten unter die Lupe nehmen, sind vor allem drei Verbesserungsansätze relevant:
• Die komplette Rechnungsabwicklung mit den Speditionen sollte nur noch elektronisch erfolgen und möglichst automatisiert ins ERP-System fließen.
• Die Abläufe in der Rechnungsprüfung und -bearbeitung lassen sich so beschleunigen, dass auf die monatlichen Rückstellungen verzichtet und nur noch tatsächliche Kosten verbucht werden können.
• Die Datenbasis des Logistikbereichs kann so verbessert werden, dass das Controlling nicht mehr mit kalkulatorischen Logistikkosten rechnen muss, sondern für die Deckungsbeitragsrechnung mit den tatsächlichen Kosten z. B. je Produkt und Kunde kalkulieren kann.
In der Vergangenheit fehlte allerdings ein zufriedenstellendes System, um auch große Mengen an Frachtrechnungen effektiv kon­trollieren und bearbeiten zu können. Dadurch wurden unnötig viele Ressourcen für die Rechnungskontrolle gebunden. Hier setzt das Gutschriftsverfahren als Outsourcinglösung an.
Über das Gutschriftverfahren wird die Rechnungsabwicklung auf den Logistikspezialisten HDS Consulting übertragen. HDS erhält am ersten Tag des Folgemonats vom Versender eine Datei mit allen Transportdaten. Der Berater errechnet daraus die Frachtkosten, gleicht diese mit den Daten der Speditionen ab und erstellt bis zum dritten Werktag Frachtgutschriften.
Der Versender verbucht diese, sodass Rückstellungen für Frachtrechnungen nicht mehr erforderlich sind. Nachdem die Spediteure die Gutschriften geprüft haben, kann am zehnten Werktag die endgültige Buchung stattfinden. Das neue Verfahren hat sich bei zahlreichen Versendern bereits bestens bewährt, denn bis auf minimale Korrekturen entsprechen die errechneten Gutschriften den endgültigen Frachtkosten. Damit wird die Rechnungsabwicklung enorm beschleunigt, und die interne Rechnungsprüfung kann komplett entfallen.
Das Verfahren zeigt sich nach einer Test- und Einführungsphase als sehr sicher und zuverlässig. Nach Implementierung dieser Lösung konnten trotz anfänglicher Skepsis auch die Spediteure überzeugt werden.
Im Ergebnis profitieren sie davon, dass die papierlose Abwicklung schneller und kostengünstiger ist. Die Frachtkosten können jetzt früher abgerechnet werden, und Unstimmigkeiten bei einer einzelnen Fracht führen nicht mehr zur Verzögerung einer kompletten Sammelrechnung.
Hersteller, die ihre Prozessabläufe und -kosten auf den Prüfstand stellen wollen, können in einem Workshop zunächst genau prüfen, ob das Gutschriftverfahren für ihre Zwecke geeignet ist. So lassen sich bereits die zu erwartenden Einsparpotenziale gut erkennen.
"Nach dem Workshop haben wir zunächst parallel die Rechnungskontrolle durch HDS getestet und schließlich auf das Gutschriftverfahren umgestellt", erläutert ein Hersteller die einzelnen Einführungsschritte. Er bestätigt, dass damit nicht nur die erhofften Kostensenkungen erreicht wurden: "Wir haben mit der Zeit auch erkannt, welches zusätzliche Potenzial noch in diesem Verfahren steckt."
So kann die Informationstiefe der ausgetauschten Daten schrittweise erhöht werden, um neben der Logistik auch Vertrieb und Controlling mehr Informationen an die Hand zu geben. Das interne Berichtswesen lässt sich mit den Analyse- und Benchmarkdaten von HDS Consulting erheblich verbessern.
Aus den detaillierten Vergleichen zur Vorperiode können Veränderungen besser erkannt und Optimierungen angestoßen werden. Ein integriertes Frühwarnsystem macht frühzeitig auf Strukturveränderungen und Preisanpassungen aufmerksam. Aus den Datenbankinformationen des Beraters wird zusätzlich ein halbjährlicher Benchmark im Vergleich mit aktuellen Marktdaten erstellt.
Auch das Thema Nachhaltigkeit schätzen viele Unternehmen als zunehmend wichtiger ein. Mit dem "Carbon Footprint" lassen sich die CO²-Emissionen der Lkw-Transporte sendungsgenau bilanzieren, was von den Unternehmen immer detaillierter abgefragt wird.
Bei der Suche nach einer Lösung hat u. a. auch die Zimbo Fleisch- und Wurstwaren GmbH die Dienstleistungen von HDS Consulting geprüft. Das "Gutschriftverfahren mit Benchmark" wurde als geeigneter Lösungsansatz ausgewählt und bei Zimbo eingeführt.
"Die Einführung des Gutschriftverfahrens war für uns ein Riesenschritt nach vorn", bilanziert Thomas Niebur, Leiter Lager und Logistik bei Zimbo. Aus seiner Sicht sind die Prozesssicherheit des Verfahrens, die Verlässlichkeit des Beratungspartners und seine Flexibilität vorbildlich.
Als größten Vorteil sieht er die Prozessoptimierung, die mit eigenen Mitteln so nicht erreichbar gewesen wäre. Deshalb soll das Gutschriftverfahren auch auf weitere Rechnungskontrollbereiche ausgeweitet werden.