Das Dilemma „Spesenabrechnungen“

Der Oberbuchalter hat es mal wieder geschafft: Er hat erneut einen Verkäufer mit seinen nervigen Fragen und Randbemerkungen fast zum Wahnsinn getrieben. So einfach könnte ein Verkäuferleben sein, wenn es da nicht Spesenabrechnungen und neidische Buchhalter gäbe, die das Verkäuferleben so schwer machen können. Wie viele Stunden oder gar Tage beschäftigt man sich mit dem korrekten Ausfüllen von Spesenabrechnungen? Wahrscheinlich haben in vielen Unternehmen derzeit nicht die Verkäufer und Marketingspezialisten das Sagen, sondern die Buchhalter. Die arbeiten jedoch, einfach nur präzise und korrekt. Dass sie die Verkäufer am Arbeiten hindern und gar wertvolle Vertriebszeit klauen, das kommt ihnen absolut nicht in den Sinn.
Logischerweise gibt es somit diverse Risiken für Verkäufer, wenn sie ihre Abrechnung nicht korrekt machen. Wenn sie Pech haben, sitzt da irgendein „Erbsenzähler“, der nur neidisch auf ihr schönes Einkommen ist. Und der noch neidischer auf ihre Bewirtungsbelege schaut. Klar, viele sogenannte Geschäftsessen sind nichts anderes als ein zusätzliches Incentiv für den erfolgreichen Verkäufer oder das Feiern eines Vertriebserfolges auf Firmenkosten. Aber das hat bisher keiner unserem Buchhalter begreiflich machen können.
Schön wäre, wenn die Buchhalter helfen würden, die gemachten Fehler zu korrigieren. Meist läuft es anders. Solche Informationen könnte der Chef ja vielleicht mal gebrauchen, wenn es darum geht, einen unliebsamen Mitarbeiter loszuwerden. Dann zählt die Kündigungs- und Betriebszugehörigkeitszeit leider nicht mehr allzu viel. Personalberater können ein Lied davon singen, wie vielen leitenden Angestellten und Verkäufern im Allgemeinen solch ein oberflächliches Umgehen mit Belegen schon zum Verhängnis geworden ist. Aber was sind die Alternativen? Tagelang wie ein Buchhalter alles korrekt ausfüllen und lieber noch einmal alles überprüfen, bevor man es den kritischen Augen seines Buchhalters anvertraut? Sicher nicht, denn die Aufgabe des Verkäufers ist nun mal das Verkaufen oder Managen. Beides passt einfach nicht zusammen – Buchalterdenkweise und verkäuferisches Handeln. Hier sind die Chefs gefordert, die am besten vereinfachte firmeninterne Regeln aufstellen und den Verkäufern ihr Allerheiligstes lassen: den lockeren Umgang mit der Spesenabrechnung.
So richtig spannend wird es, wenn man als Exportverantwortlicher eine Reise zu seinen Kunden in ein exotisches Land ohne Euro unternimmt und auf besonderen Wunsch des Gastgebers auch die Gattin…